Матрица Эйзенхауэра: что это такое и как отличить важные дела от срочных

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра представляет собой популярную методику тайм-менеджмента, которая создана для грамотной расстановки приоритетов и отсеивания второстепенных дел. Система делит дела на четыре категории, опираясь на два критерия — важность и срочность.

С таким подходом мы сможем сфокусироваться на самых главных задачах, а также заранее внести в график стратегические дела, делегировав рутинные задачи коллегам или полностью отказавшись от задач, которые не принесут ценных и ощутимых результатов.

В чем разница между срочными и важными задачами

В повседневной жизни мы часто путаем эти два понятия, но в рамках тайм-менеджмента граница между ними важна. Умение правильно разделять срочные дела и важные позволяет браться за нужные дела, не теряя времени.

Срочные дела не терпят отлагательств, их нельзя отложить в долгий ящик — они требуют решения «здесь и сейчас», а иначе это принесет негативные последствия. От таких обязанностей нельзя уклоняться: чем дольше вы затянете их выполнение, тем выше уровень стресса, нервного напряжения и риска профессионального выгорания.

К срочным делам относятся:

• Сдача проекта с «горящими» сроками.

• Неотложное обращение от ключевого заказчика или важного клиента.

• Сбор аналитического отчета прямо к началу совещания и т. д.

Важные же задачи не требуют от вас срочного включения, они просто помогают вам в достижении долгосрочных целей. К ним могут относиться:

• Планирование тех самых долгосрочных целей;

• Разработка стратегии развития;

• Внедрение новых инструментов в рабочие процессы;

• Профессиональный нетворкинг и т. д.

Четыре квадрата матрицы Эйзенхауэра

1. Задачи, которые нужно выполнить немедленно

В данный квадрат необходимо вписать все важные и срочные задачи и цели. Если в вашем списке задач есть важное дело, благоприятно влияющее на долгосрочные цели в том числе, то эту задачу нужно поместить именно в этот квадрат. Здесь должны быть собраны все задачи, которые вызывают у вас стресс и волнение, а также поглощают все ваше внимание.

2. Запланировать (важные дела, но не срочные)

Во второй квадрат впишите все задачи, которые важны, но не требуют от вас безотлагательного участия. Так как эти задачи влияют на долгосрочные цели, их выполнение можно отложить. Приступить к ним можно после того, как с первым квадратом будет покончено.

3. Делегировать (срочные дела, но не важные)

В третий квадрат впишите все срочные задачи, но которые не требуют именно вашей включенности и навыков, т. е. с данными задачами сможет справиться кто-то из команды. Делегирование задач является одним из самых эффективных способов управления своей нагрузкой, а также это дает команде возможность расширить набор навыков.

4. Удалить (несрочные и неважные)

После того как все основные задачи будут распределены в три первых квадрата, вы заметите, что оставшиеся задачи не являются ни срочными, ни важными. Все это лишь отвлекает вас от по-настоящему важных дел и поэтому должно быть помещено в последний квадрат «Удалить».

Советы по созданию своего квадрата

• Настройте цветовую маркировку дел — закрепите за каждой категорией важности свой оттенок: зеленый — дела наивысшей важности, желтый — задачи со средним уровнем значимости, синий — второстепенные задачи, красный — пустые действия, отнимающие ваше время. Такая разметка идеально стыкуется с четырьмя секторами матрицы Эйзенхауэра.

• Не помещайте в один квадрат больше 10 задач — такое ограничение защитит систему от хаоса, снизит когнитивную нагрузку и не позволит рассеять фокус внимания.

• Разграничьте работу и личную жизнь — этот прием поможет не перегружать матрицу Эйзенхауэра. Лучше сделать две таблицы: для личных дел и рабочих задач.

• Сначала вычеркивайте, потом упорядочивайте — начните разбор сразу с четвертого квадранта, а затем уже переходите к секторам срочного, важного и делегируемого.

Плюсы и минусы матрицы Эйзенхауэра

Как и любая методика, данный метод также обладает своими достоинствами и некоторыми нюансами. Зная о них заранее, вы сможете применять матрицу грамотно.

Сильные стороны:

• Понятное и легкое оформление — квадрат начертить можно за пару минут в ежедневнике или блокноте;

• Снижение умственной перегрузки в моменты, когда все дела кажутся срочными и неотложными;

• Универсальность — данный метод одинаково хорошо работает как для личных планов, так и для рабочих процессов.

Слабые стороны:

• Игнорирование затрачиваемого времени — система не отображает, сколько часов и сил потребуется для выполнения каждой задачи;

• Трудность классификации — очень часто часть задач находится на стыке категорий, и их не всегда просто четко распределить по блокам;

• Необходимость постоянного редактирования — при изменении обстоятельств матрицу приходится часто пересматривать, редактировать или же обновлять полностью.

Несмотря на это, данный метод станет прекрасным помощником в распределении срочных и важных дел, что положительно сказывается на психологическом состоянии человека: ведь держать все задачи в голове, а также находиться в постоянном напряжении, не зная, за какую задачу взяться в первую очередь, очень сложно.